DS-GVO konforme E-Mail Archivierung E-Mails einfach managen

E-Mail-Archivierung scheint vielen ein lästiges Übel, das gerne vernachlässigt wird. Diese Einstellung kann jedoch erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Klassische Problembereiche

Performance und Speicherplatz

Sicherung und Wiederherstellung

Rechtliche Herausforderungen

Die rechtlichen Hintergründe im Einzelnen

Stichworte

Was bedeutet dies für E- Mail und Fax?

“Ein Schriftstück ‘betrifft’ ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat.” (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34)

E-Mails und Faxe, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO)

Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails und Faxe zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den GoBS, Abschn. VIII “Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen”)

Einmal digital erfasste Information besitzt nur noch in ihrer digitalen Ursprungsform Gültigkeit, bei E-Mails ist dies nach RFC822 ASCII = *.eml

Z1 – unmittelbarer Datenzugriff

Der Betriebsprüfer greift ohne Mithilfe eines dem System vertrauten Mitarbeiters auf zu prüfenden Datensätze zu und wertet diese aus

Z2 – mittelbarer Datenzugriff

Der Betriebsprüfer greift mit Hilfe eines dem System vertrauten Mitarbeiters auf die zu prüfenden Datensätze zu und wertet diese aus

Datenträgerüberlassung

Bei der Datenträgerüberlassung werden dem Prüfer auf einem Datenträger sämtliche steuerrelevanten Daten auf eigene Kosten maschinell auswertbarer Form übergeben. Dabei müssen erforderliche Informationen (z. B. Dateistruktur, Dateifelder, interne und externe Verknüpfungen) zur Auswertung der Daten offengelegt werden. Akzeptiert werden CD-ROMs und DVDs im ISO-Standard oder aber USB-Sticks und Wechseldatenträger. Die Auswertung der Daten durch den Prüfer erfolgt im Amt.

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